Privatlivspolitik

1. Hvem er vi

Kundeportalen på portal.gronbechrevision.dk drives af Grønbech Solutions ApS, som bruger navnet Grønbech Revision. Vi er dataansvarlige for de oplysninger om dig, der er beskrevet her.

Virksomhed

Grønbech Solutions ApS (Grønbech Revision)

CVR-nummer

46289773

Adresse

Glarmestervej 16A, 1. th., 8600 Silkeborg

Telefon

+45 71 74 17 47

E-mail

kontor@gronbechrevision.dk

Spørgsmål om dine oplysninger

Skriv til kontor@gronbechrevision.dk. Skal afklares: Skal der stå en bestemt kontaktperson?

Politikken handler om dig som bruger af portalen, altså dit login og det, du gør i portalen. Det bogføringsmateriale, din virksomhed deler med os i portalen (rapporter, svar og bilag), behandler vi på virksomhedens vegne. Det står i databehandleraftalen.

2. Hvilke oplysninger har vi om dig

Vi beder ikke om dit navn, dit telefonnummer eller dit CPR-nummer i portalen. Din e-mail får vi fra din virksomhed eller fra dig selv, når du bliver inviteret. Resten kommer fra dig, når du bruger portalen.

3. Hvad bruger vi oplysningerne til, og hvorfor må vi det

• Give dig adgang. Vi bruger dit login til at vise dig din virksomheds rapporter og abonnement og til at sikre, at ingen andre end virksomhedens brugere og dens bogholdere kan se dem.
• Modtage svar og bilag. Dine svar og bilag vises for de bogholdere hos os, der arbejder med din virksomhed, så de kan bogføre rigtigt.
• Sende dig besked. Du får en mail, når du bliver inviteret, når en ny rapport er klar, når din bogholder har skrevet til dig, og når du beder om en ny adgangskode. Vi sender ikke markedsføring fra portalen.
• Drift og sikkerhed. Driftsloggen bruges til at finde fejl og opdage misbrug, fx mange forkerte loginforsøg.

Grundlaget er vores legitime interesse i at levere portalen sikkert til din virksomhed som en del af aftalen om bogføring (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Er du selv kunden, fx med en enkeltmandsvirksomhed, er grundlaget aftalen med dig (artikel 6, stk. 1, litra b).

Vi træffer ingen automatiske afgørelser om dig og laver ikke profiler. Vi bruger kunstig intelligens (Claude fra Anthropic) til at omsætte bogholderens rapport fra PDF til den side, du ser. En bogholder læser og godkender altid rapporten, før den udgives. Dit login, dine svar og dine bilag sendes ikke til Claude.

4. Cookies og lagring i din browser

Portalen bruger kun det, der er nødvendigt for, at den virker. Der er ingen statistik, ingen markedsføring og ingen cookies fra tredjeparter, og derfor beder vi ikke om dit samtykke til cookies.

5. Hvem ser oplysningerne

• Bogholderne hos Grønbech Revision. En bogholder ser kun de kunder, bogholderen har fået adgang til, og kun dine svar og bilag, hvis bogholderen har ret til det.
• De andre brugere i din virksomhed. De ser de samme rapporter, svar og bilag som dig. Andre kunder kan aldrig se noget om din virksomhed eller dig.
• Vores leverandører. De behandler kun oplysningerne for os og efter vores instruks (databehandlere):

Vi sælger ikke dine oplysninger og giver dem ikke videre til andre, medmindre loven kræver det.

6. Overførsel til lande uden for EU og EØS

Portalens database og filer ligger i Stockholm. Vores leverandører er virksomheder uden for EU og EØS eller har underleverandører dér, og oplysninger kan derfor blive behandlet uden for EU og EØS, især i USA:

• Supabase: Portalens data ligger i Stockholm, men Supabase og Supabases egne underleverandører uden for EU/EØS (bl.a. i Singapore og USA) kan få adgang, fx ved support og drift. Grundlaget er EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, som er en del af Supabases databehandleraftale.
• Vercel: Oplysninger kan blive behandlet i USA. Vercel Inc. er certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau), og Vercels databehandleraftale indeholder desuden EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
• Resend: Mails og oplysninger om dem gemmes i USA. Plus Five Five, Inc. står på listen over deltagere i EU-U.S. Data Privacy Framework, og Resends databehandleraftale indeholder desuden EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
• Anthropic (Claude): Rapportens PDF behandles og gemmes i op til 30 dage i USA og kan blive behandlet i andre lande uden for EU/EØS. Grundlaget er EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, som er en del af Anthropics databehandleraftale. Anthropic er ikke certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework.

Du kan få en kopi af overførselsgrundlaget ved at skrive til kontor@gronbechrevision.dk.

7. Hvor længe gemmer vi oplysningerne

• Dit login, dine svar og dine bilag gemmes, så længe din virksomhed er kunde hos os og har adgang til portalen.
• Når kundeforholdet stopper, lukker vi virksomhedens adgang på en aftalt dato. Derefter sletter vi virksomhedens logins, rapporter, svar, beskeder og bilag i portalen Skal afklares: senest [antal] dage efter, at adgangen er lukket. Sletningen kan ikke fortrydes.
• Et invitationslink virker i 7 dage og kun én gang.
• Sikkerhedskopier af databasen gemmes hos Supabase i 7 dage og overskrives derefter. Filer er ikke med i sikkerhedskopien.
• Driftslog gemmes i højst 7 dage hos Supabase og kortere hos Vercel. Resend gemmer sendte mails i 30 dage.

Vil du have dit login slettet, før kundeforholdet stopper, så skriv til os. Bogføringsmateriale uden for portalen kan vi have pligt til at gemme længere efter anden lovgivning.

8. Sådan passer vi på oplysningerne

• Forbindelsen til portalen er krypteret.
• Adgangen styres i selve databasen, så en kundes brugere kun kan hente deres egen virksomheds oplysninger.
• Rapporter og bilag ligger i et lukket lager. De hentes gennem links, der kun virker i 60 sekunder, og først når portalen har tjekket, at du må se filen.
• Et login oprettes kun med et personligt invitationslink, og adgangskoden skal være på mindst 8 tegn.

Du passer selv på dit login: del det ikke med andre, og bed os om en invitation til hver person i virksomheden, der skal have adgang.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til:

• Indsigt: at se de oplysninger, vi behandler om dig.
• Berigtigelse: at få urigtige oplysninger rettet.
• Sletning: i særlige tilfælde at få oplysninger slettet, før vi ellers ville slette dem.
• Begrænsning: i visse tilfælde at få behandlingen begrænset.
• Indsigelse: at gøre indsigelse mod en behandling, der bygger på vores legitime interesse.
• Dataportabilitet: i visse tilfælde at få dine oplysninger udleveret i et almindeligt anvendt format.

Vil du bruge dine rettigheder, så skriv til kontor@gronbechrevision.dk eller ring på +45 71 74 17 47. Du kan læse mere om rettighederne i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på datatilsynet.dk.

10. Klage til Datatilsynet

Er du utilfreds med den måde, vi behandler dine oplysninger på, vil vi gerne høre det først. Du kan også klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, dt@datatilsynet.dk. Se datatilsynet.dk.

11. Ændringer

Den gældende politik står altid på denne side med versionens dato øverst. Ændrer vi noget væsentligt, giver vi portalens brugere besked.